Co to jest RPA (Robotic Process Automation)?

Automatyzacja procesów biznesowych (bo tym w rzeczywistości jest RPA lub Robotic Process Automation) to dzisiaj nieodłączny element funkcjonowania wielu firm na całym świecie.

RPA to technologia pozwalająca na automatyzację procesów biznesowych przy użyciu specjalistycznego oprogramowania i algorytmów. Lub cytując UI Path – najpopularniejszego obecnie gracza na rynku oprogramowania RPA:

Automatyzacja procesów robotycznych (RPA) to technologia oprogramowania, która ułatwia budowanie, wdrażanie i zarządzanie robotami programowymi, które naśladują działania ludzi wchodzących w interakcje z systemami cyfrowymi i oprogramowaniem.

W niniejszym artykule przybliżamy temat RPA oraz omawiamy najważniejsze zagadnienia związane z tą technologią. Dowiesz się z niego czym jest RPA, jak działa oraz jakie korzyści i wyzwania wiążą się z jej stosowaniem. Przedstawimy także najnowsze trendy i przewidywania dotyczące przyszłości RPA oraz zaprezentujemy najciekawsze przykłady firm związanych z tą technologią.

Co to jest RPA?

RPA (robotic process automation) to technologia której celem jest automatyzacja procesów biznesowych za pomocą specjalistycznego oprogramowania i algorytmów. RPA może naśladować czynności wykonywane przez człowieka i zastąpić je w procesie pracy.

Zadania, które można zautomatyzować przy użyciu RPA, to przede wszystkim powtarzalne i czasochłonne czynności, takie jak: wypełnianie formularzy, przetwarzanie danych, wykonywanie operacji na bazach danych, czy też łączenie danych z różnych źródeł. Dzięki tego typu technologiom można automatyzować zarówno proste, jak i bardziej skomplikowane procesy biznesowe.

Główne cechy RPA to przede wszystkim:

• Skalowalność – może działać na wielu stanowiskach jednocześnie i obsługiwać wiele procesów.
• Elastyczność – technologia może być stosowane w różnych branżach i na różnych poziomach organizacji.
• Wszechstronność – może działać z różnymi systemami i aplikacjami.
• Łatwość w użyciu – Implementacja i korzystanie jest stosunkowo proste i intuicyjne.

Dlaczego warto stosować RPA?

RPA ma wiele korzyści, które przekładają się na oszczędność czasu, kosztów i zwiększenie efektywności procesów biznesowych. Do najważniejszych z nich należy wymienić:

1. Oszczędność czasu – automatyzacja procesów za pomocą RPA pozwala na zastąpienie powtarzalnych czynności wykonywanych przez człowieka, co przekłada się na oszczędność czasu i poprawę wydajności pracy.
2. Oszczędność kosztów – automatyzacja procesów biznesowych pozwala na obniżenie kosztów pracy oraz redukcję błędów ludzkich.
3. Zwiększenie efektywności – RPA pozwala na przyspieszenie procesów biznesowych, co przekłada się na szybsze podejmowanie decyzji i lepsze wykorzystanie zasobów firmy.
4. Poprawa jakości danych – technologie automatyzujące pozwalają na automatyczne przetwarzanie i weryfikację danych, co zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów ludzkich.
5. Skalowalność – technologia pozwala na automatyzację wielu procesów jednocześnie, co pozwala na szybsze skalowanie działalności i zwiększenie wydajności pracy.

Przykłady firm, które z sukcesem wdrożyły RPA, to m.in. PwC, Coca-Cola, Pfizer czy Credit Suisse.

Jak działa Robotic Process Automation?

RPA działa na podstawie reguł, które są definiowane przez użytkowników. Na początku użytkownik definiuje konkretne kroki, jakie muszą zostać wykonane w procesie, a następnie robot wykonuje te kroki w sposób automatyczny.

Do definiowania kroków korzysta się z tzw. „bot designerów” – narzędzi, które umożliwiają w łatwy sposób określenie poszczególnych etapów w procesie. Bot designerzy są często wyposażone w interfejs graficzny, co znacznie ułatwia korzystanie z nich dla użytkowników nie posiadających zaawansowanej wiedzy technicznej.

Technologia ta działa na podstawie wykrywania wzorców w danych wejściowych, a następnie wykonuje określone akcje w oparciu o określone reguły.

Algorytmy Robotic Process Automation są w stanie działać z różnymi aplikacjami i systemami, co pozwala na integrację z istniejącą infrastrukturą informatyczną firmy. Dodatkowo, RPA jest skalowalne i może działać na wielu stanowiskach jednocześnie, co pozwala na efektywne wykorzystanie zasobów firmy.

Wyzwania związane z wdrożeniem RPA w firmie

Wdrożenie RPA może przynieść wiele korzyści, jednakże istnieją również pewne wyzwania, które trzeba brać pod uwagę podczas jego implementacji.

Najważniejsze z nich to przede wszystkim:

1. Analiza procesów biznesowych – przed wdrożeniem, konieczne jest dokładne przeanalizowanie procesów biznesowych w firmie i określenie, które z nich są najbardziej odpowiednie do automatyzacji. Nie wszystkie się bowiem do tego nadają.
2. Integracja z istniejącą infrastrukturą – musi działać w oparciu o istniejącą infrastrukturę informatyczną firmy, w oparciu o systemy, z których korzystają pracownicy. A to w niektórych przypadkach może wymagać zmian w systemach, czy dodatkowej integracji z różnymi aplikacjami.
3. Utrzymanie i aktualizacja – tak jak zmieniają się systemy, z których korzystają pracownicy, tak i RPA wymaga utrzymywania i regularnej aktualizacji, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami oraz wymagać zaangażowania specjalistów.
4. Bezpieczeństwo – nieumiejętna automatyzacja procesów biznesowych za pomocą tego typu technologii może wiązać się z ryzykiem naruszenia bezpieczeństwa danych, dlatego ważne jest, aby zastosować odpowiednie środki ochrony.

Przykłady zastosowań Robotic Process Automation w różnych branżach

RPA może być stosowane w wielu branżach i dziedzinach, w których występują powtarzalne czynności wykonywane przez pracowników. Oto kilka przykładów zastosowań Robotic Process Automation w różnych branżach:

1. Bankowość, finanse, FinTech – może zostać wykorzystane do automatyzacji procesów związanych z obsługą klienta, np. przetwarzanie wniosków kredytowych, obsługa kont klientów, rozliczenia transakcji, itp. Dodatkowo, RPA może pomóc w redukcji ryzyka wystąpienia błędów ludzkich oraz poprawie jakości danych.
2. Produkcja – może zostać zastosowane do automatyzacji procesów związanych z zarządzaniem produkcją, np. zarządzanie zapasami, monitorowanie procesów produkcyjnych, itp.
3. Logistyka – może zostać wykorzystane do automatyzacji procesów związanych z zarządzaniem magazynami, np. przetwarzanie zamówień, monitorowanie stanów magazynowych, zarządzanie dostawami, itp. Dodatkowo, RPA może pomóc w poprawie jakości danych logistycznych.
4. Opieka zdrowotna, healthcare – może zostać wykorzystane do automatyzacji procesów związanych z obsługą pacjentów, np. przetwarzanie informacji o pacjentach, zarządzanie dokumentacją medyczną, obsługa systemów telemedycznych, itp. Dodatkowo, może pomóc w redukcji czasu oczekiwania na wizytę.
5. Obsługa klienta w praktycznie każdej branży – może zostać wykorzystane do automatyzacji procesów związanych z obsługą klienta, np. odpowiadanie na zapytania klientów, obsługa reklamacji, itp. Dodatkowo, RPA może pomóc w redukcji czasu oczekiwania na odpowiedź.

O czym należy pamiętać przy wdrożeniu RPA w firmie?

Mimo że RPA może przynieść wiele korzyści, wdrożenie tej technologii może również stanowić wyzwanie dla przedsiębiorstw. Oto o czym należy pamiętać, z czym wiąże się wdrożenie Robotic Process Automation w firmie:

1. Identyfikacja procesów do automatyzacji – przed wdrożeniem tego typu technologii konieczne jest dokładne zidentyfikowanie procesów biznesowych, które mogą zostać zautomatyzowane. Nie wszystkie procesy nadają się do automatyzacji, dlatego ważne jest, aby dokładnie przeanalizować procesy występujące w firmie i wybrać te, które przyniosą najwięcej korzyści.
2. Integracja z systemami IT – RPA może wymagać integracji z różnymi systemami IT, takimi jak CRM, ERP, czy systemy księgowe. Czasem może się okazać konieczne zapewnienie kompatybilności systemów oraz dostosowanie ich do wymagań RPA.
3. Bezpieczeństwo danych – wdrażając technologie automatyzujące, konieczne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych, które są przetwarzane przez roboty automatyzujące. Warto przynajmniej skonsultować tworzone rozwiązania ze specjalistami ds. bezpieczeństwa IT.
4. Wymagania technologiczne – RPA może wymagać odpowiedniego sprzętu i oprogramowania, co może generować dodatkowe koszty dla przedsiębiorstwa. Warto tu zwrócić uwagę na wymagania technologiczne przed rozpoczęciem procesu wdrażania tego typu technologii.
5. Szkolenie pracowników – po wdrożeniu robotów automatyzujących, konieczne jest przeszkolenie pracowników z obsługi stworzonego rozwiązania.

Czy warto wdrożyć Robotic Process Automation?

RPA to technologia, która może przynieść wiele korzyści dla przedsiębiorstw. Najprościej byłoby więc na to pytanie odpowiedzieć: tak, warto. Może to bowiem przynieść Twojej organizacji zwiększenie wydajności, redukcję kosztów, czy poprawę jakości danych. Może też znacznie odciążyć posiadane przez Ciebie w firmie zasoby i pomóc skupić się pracownikom na innych, bardziej kreatywnych zadaniach.

Jednakże, wdrożenie RPA może stanowić wyzwanie dla niektórych przedsiębiorstw, dlatego ważne jest, aby zawczasu dokładnie przeanalizować procesy biznesowe, skonsultować się ze specjalistami (polecamy się w tym celu) i dopiero wtedy rozważyć wdrożenie robotów automatyzujących.