Praca zdalna dla tych, którzy nie umieją w pracę zdalną

W ostatnich latach na całym świecie mamy wysyp firm, które z wiadomych powodów starają się oswoić z terminem praca zdalna. I w takim trybie starają się funkcjonować. Jeśli nie miały z tym doświadczenia wcześniej, najczęściej robią to źle.

Praca zdalna – proszę bardzo, pozwalamy

Ostatnio zaprzyjaźniony founder podzielił się z nami trafną uwagą.

(…) jak niektóre przedsiębiorstwa zderzyły sie z rzeczywistością. XXI century force shift. I nagle okazuje się że „praca zdalna” to nagle coś co jest w kategorii „możliwe do wdrożenia”

Celniej ująć tego nie można. Nagle okazuje się, że praca zdalna jest czymś, co jednak jest w kategorii możliwe do wdrożenia. Trzeba tylko się było nad tym pochylić.

Warto jednak z tym wszystkim pójść trochę dalej.

Na początku pandemii koronawirusowej wpadł nam w ręce mail jednej z firm działających do tej pory wg mantry „praca zdalna – nie da się”. Poszedł on od HR do wszystkich pracowników.

Nie będziemy go przytaczać w całości, gdyż nie o to chodzi. Pozwolimy go sobie sparafrazować, czy lepiej – opisać jego przesłanie. Otóż pracownik HR napisał w nim, że w związku z rozprzestrzeniającym się w kraju koronawirusem, firma X zwiększa ilość dni pracy zdalnej przysługujących pracownikom biurowym z dwóch, czy trzech miesięcznie o kolejne dwanaście. Wszystkich zainteresowanych zapraszają do składania wniosków w portalu pracowniczym. Potem coś kompletnie niezrozumiałym językiem o zasiłkach opiekuńczych, chorobowych, coś o jakichś papierowych (sic!) oświadczeniach, drukach (chyba) ZUSowskich. No i na koniec wiadomości oczywiście podstawa prawna.

Gorzej już tego zrobić nie można było.

Aha, informują też oczywiście, że za kontrolę wyników pracy pracownika pracującego zdalnie odpowiada jego bezpośredni przełożony.

Jednak nasz błąd – dało się to zrobić gorzej.

Praca zdalna – Zarządzie, uświadom to sobie

Wprowadzenie do organizacji modelu pracy zdalnej – nie ważne czy na stałe, czy tymczasowo – jest bardzo dużą zmianą. Nie ma co jej traktować po macoszemu, tak jak każdą inną mniejszą zmianę, jakich w każdej firmie w dowolnym miesiącu następuje co najmniej kilka.

Przede wszystkim to osoby zarządzające organizacją powinny zdać sobie z tego sprawę (czego bardzo często nie robią!). I gdy one zdadzą sobie z tego sprawę, powinny przedsięwziąć odpowiednie kroki, by wprowadzenie tego nowego modelu przebiegło sprawnie i bez straty na jakości pracy.

Praca zdalna znacznie różni się bowiem od pracy w biurze, szczególnie w organizacjach z tradycyjnym podejściem do zarządzania.

To co każda osoba zarządzająca uświadomić sobie w kontekście pracy zdalnej musi:

• Praca zdalna stała się już jakiś czas temu swego rodzaju standardem w nowoczesnych firmach. Nie warto traktować jej jak dodatkowy benefit, czy mniejsze zło.
• W tego rodzaju modelu zapominamy o ustandaryzowanych godzinach pracy. Pracownik staje się stricte zadaniowcem, a kiedy zadanie zrobi zależy od niego (byle przed oczekiwanym terminem realizacji).
• W tym modelu nie interesuje nas miejsce wykonywania pracy. Ważne, by miał możliwość wykonywania pracy i realizacji swoich zadań na czas. A czy jest to jego dom, biurko w coworkingu, pociąg, domek w lesie, czy plaża – nic nam, jako osobom zarządzającym, do tego. 
• W pracy zdalnej nie możemy wymagać by pracownik był do naszej dyspozycji tu i teraz, w tym momencie kiedy tego chcemy (inna sprawa, że przy tradycyjnej pracy w biurze też nie powinniśmy tego wymagać).
• Wprowadzenie do organizacji modelu pracy zdalnej jest dużą zmianą, o której informować pracowników powinna główna osoba zarządzająca. O kolejnych kwestiach operacyjnych, czy organizacyjnych może informować HR.
• Wprowadzenie pracy zdalnej wymaga zmian w kulturze organizacji.
• Podobnie jak w modelu tradycyjnym, biurowym, tak też w przypadku pracy zdalnej, wymagane jest zbudowanie odpowiedniej infrastruktury, która usprawni (a czasem wręcz umożliwi) pracę.
• Zanim wprowadzi się taką zmianę – powinno porozmawiać się z osobą, która o tego typu organizacji pracy w firmie coś wie.
• Jak i w wielu innych dużych i ważnych projektach – ten też powinien mieć swojego project managera, a najlepiej – change managera. Projekt ten powinien mieć osobę, która za niego odpowiada.

I najważniejsze: źle wprowadzona praca zdalna może pogrzebać organizację. Dobrze wprowadzona sprawi, że organizacja stanie się bardziej elastyczna, a jej pracownicy będą bardziej zadowoleni.

Praca zdalna – jak ją wprowadzić do firmy?

First things first, czyli najpierw osoby zarządzające. To one muszą zrozumieć o co w pracy zdalnej chodzi i z czym się ona wiąże. Ryba psuje się od głowy. Jeśli wśród osób prowadzących firmę nie będzie pełnego przekonania i wiary w sukces tego modelu, nic z tego nie wyjdzie.

Załóżmy jednak, że ta wiara na najwyższych szczeblach organizacji jest. Co dalej? No więc przystępujemy do przygotowań:

• Takiej zmianie potrzebna jest osoba zarządzająca całym projektem, całą tą zmianą. Idealnie change manager, ewentualnie project manager. Taka osoba powinna zostać wyznaczona i w późniejszym czasie oficjalnie naznaczona swoją rolą wśród wszystkich pracowników.
• Sprzęt. Pracownicy nie powinni pracować na swoich własnych sprzętach (chyba, że takie jest z jakiegoś powodu założenie?). Praca zdalna = sprzęt przenośny, nie żadna stacjonarka. Telefon? Wedle uznania, niekoniecznie, choć czasem wypadałoby mieć – szczególnie wśród osób, które mają kontakt z klientami.
• Infrastruktura. Ludzie muszą mieć dostęp do systemów, które są im potrzebne do pracy. Zapewne więc wypadałoby mieć i zaoferować dobrze skonfigurowane, firmowe VPNy, jak również zdalne dostępy do wszystkich wymaganych systemów.
• Chmura. To nie musi być chmura publiczna, może być chmura firmowa, prywatna, dostępna za VPNem. Ale być musi, by gdzieś choćby przechowywać informacje i dokumenty.
• Komunikacja wewnętrzna. Mail jest świetnym wynalazkiem, ale firma, która swoją komunikację wewnętrzną prowadzi wyłącznie przez maila, jest źle zorganizowaną firmą.
• Wewnętrzna komunikacja audio i video. W pracy zdalnej znacznie trudniej, niż w modelu tradycyjnym, jest zbudować więź ze współpracownikami. Dlatego ważnym elementem jest to, by się czasem zobaczyć, by spojrzeć sobie prosto w oczy i wymienić parę zdań. Można do tego wykorzystać narzędzie służące do wewnętrznej komunikacji, można wykorzystać coś innego. Ale coś mieć należy.
• Zewnętrzna komunikacja audio i video. Podobnie z klientami i partnerami biznesowymi warto jest się czasem zobaczyć, czy usłyszeć. I znów możemy tu wykorzystać coś, co już mamy do komunikacji wewnętrznej lub coś osobnego. Ważne, żeby to coś w firmie było.
• Baza wiedzy, intranet, jakiś inny wewnętrzny system z wiedzą dla pracowników. By nie trzeba było przeszukiwać maili, czy dopytywać innych współpracowników – jedno wspólne miejsce z dostępem do wszystkich najważniejszych informacji staje się ważniejsze niż kiedykolwiek.

Zapewne różne firmy mają swoje własne indywidualne, dodatkowe potrzeby, które należałoby zaspokoić. Ale to już case by case.

Ok, załóżmy że mamy już wszystko przygotowane. Przystąpmy więc do wdrażania zmian:

• Wiadomość z informacją, że wprowadzany jest nowy model pracy powinien trafić do pracowników od głównej osoby zarządzającej. Powinien to być mail krótki, zwięzły i na temat. Tylko na ten temat, językiem prostym i zrozumiałym. Z informacją przedstawioną w duchu podążania za trendami, wprowadzania nowoczesności do firmy. W mailu też warto naznaczyć konkretną osobę, która będzie koordynowała temat wprowadzania zmian w organizacji oraz zaznaczyć, że więcej informacji wkrótce dostarczy też dział HR.
• W kolejnych dniach dział HR przekazuje wszelkie dodatkowe informacje organizacyjne/operacyjne i informuje, że za organizację pracy zdalnej w poszczególnych działach odpowiadają kierownicy tychże działów. I tu znów – język prosty i zrozumiały. Krótko i na temat, bez ustaw, not prawnych, czy innego rodzaju mambo jumbo. Wprowadzamy nową, dobrą rzecz w organizacji. Skręcamy w dobrym, nowoczesnym kierunku. Tego się trzymamy.
• Kierownicy upewniają się co do tego, czy wszyscy pracownicy mają, czego potrzebują, by dalej świadczyć pracę oraz przestawiają swoje obecne procesy na procesy w modelu pracy zdalnej.
• Całość procesu, od momentu rozpoczęcia przygotowań, poprzez wprowadzanie zmian, po monitorowanie wdrożenia zmian i optymalizację działań, koordynuje osoba wyznaczona do prowadzenia projektu (change manager).

I tu znów – pewnie pojawią się dodatkowe, specyficzne punkty dla konkretnych organizacji. Ale to znów – case by case.

Praca zdalna – dla pracownika

I na koniec coś najmniej oczywistego ze wszystkiego. 

Osoby zarządzające firmami w modelu tradycyjnym, zapominają często o tym, co jest w tym wszystkim najważniejsze: o pracowniku. Mogą używać nie wiadomo jak elokwentnych, wysublimowanych, czy wręcz przeciwnie – luz-blues – słów do wyartykułowania swojej nadzwyczajności i nowoczesności. Ale jeśli zapomną o pracowniku, to mówić sobie mogą równie dobrze do lustra. Tyle samo z tego wyniknie.

Pracownik z 10-, 20-, 30-letnim stażem w organizacjach, w których kazano mu się stawiać o godzinie 8 rano w biurze, 15km od domu, wymyty, ogolony, uczesany i wyprasowany, nie będzie wiedział co ma ze sobą zrobić gdy nagle ktoś mu powie, że ma się teraz stać nowoczesny i pracować w piżamie. Ludzie, którzy całe życie musieli stawiać się w biurze o określonej godzinie, by tam przybijać kartę i ruszać do roboty, najzwyczajniej w świecie nie potrafią pracować zdalnie. I tej pracy zdalnej trzeba ich nauczyć.

I rolą zarządów, osób zarządzających firmą jest wprowadzić taką kulturę pracy w organizacji, by ludziom pracującym w modelu pracy zdalnej pracowało się przynajmniej tak dobrze, jak w biurze. Rolą change managera jest wprowadzić ścieżkę szkoleniową umożliwiającą nauczenie takiego modelu pracy poszczególnych managerów. A rolą managerów kolejnych szczebli jest nauczyć czym jest praca zdalna swoich podwładnych.

To jest praca zespołowa. Bez niej, pracownik będzie czuł się zagubiony, a z perspektywy organizacji będzie niewydajny.

Najważniejsze elementy, o które warto zadbać u pracowników pracujących w modelu zdalnym:

• By umieli korzystać z narzędzi, które się im udostępnia. Może to się wydawać oczywiste, ale w wielu sytuacjach takie nie jest. Coś, co z różnych względów dla kogoś jest stosunkowo proste gdy jest w biurze, na odległość takie proste już być nie musi.
• By mieli wyznaczone konkretne miejsce do pracy. Przestrzeń życiowa musi być wyodrębniona od przestrzeni pracowej.
• By nauczyli się sami zarządzać swoim czasem. Tu nikt ich nie będzie rygorystycznie pilnował – praca ma być wykonana i tyle.
• By nauczyli się odpoczywać. Dla osób pracujących z biura pięć dni w tygodniu, 9-17, wydawać się to może dziwne, ale prawda jest taka, że osobie pracującej zdalnie, bardzo ciężko jest pracować 8h dziennie i nie więcej. Przez to, że nic im nie każe już kończyć i iść do domu, często przesiadują dłużej, przez co też narażają się na szybsze wypalenie.
• By nauczyli się komunikować z innymi współpracownikami w sposób zdalny, by nie zamknęli się w swoich czterech ścianach.
• By zadbali o siebie i swoją dietę. Tu nikt się nie zapyta, czy ktoś idzie na lunch. O jedzeniu często się zapomina, warto samemu o własną przypominajkę zadbać.
• By zadbali o swoją aktywność. Brak konieczności przemieszczenia się równa się często mniejszej ilości ruchu. A brzuch rośnie.
• By zadbali o jasne postawienie granic w relacjach ze swoimi bliskimi, czy współlokatorami. To, że ktoś jest w domu, nie znaczy że ma czas wolny w domu. To jest praca, człowiek z pracą zdalną jest w pracy. Nie powinien więc w tym czasie myć okien, grać w planszówki, czy oglądać wspólnie seriali.
• By zadbali o własne wydatki. Praca z domu oznacza często większe zużycie internetu, prądu, środków codziennego użytku. Może to dobry moment żeby przyjrzeć się swoim rachunkom i na przykład wynegocjować z dostawcą jakieś zmiany warunków świadczenia usług.
• By zadbali o to, by nie zdziadzieć. To chyba nasz ulubiony punkt, bo i też bardzo trudny w praktyce do wyegzekwowania. Praca zdalna kusi siedzeniem cały dzień w kapciach, piżamie, bez specjalnego porannego się szykowania. Z czasem wchodzi to człowiekowi w nawyk i ten dziczeje na myśl o wyjściu z domu i pokazaniu się światu. Wcale tak jednak być nie musi. Praca zdalna to normalna praca i warto się do niej szykować jak do normalnej pracy. Szykować, tzn. myć i ubierać. To pozwala zachować zdrowy balans i lepsze samopoczucie.

Polecamy też zapoznać się z materiałami osób, które zjadły zęby na pracy zdalnej i chętnie dzielą się swoimi doświadczeniami w tym temacie. Na pewno panie i panowie z firm takich jak Nozbe, Buffer, czy Basecamp mają w tym temacie wiele mądrych rzeczy do powiedzenia.